La fonction de Gestionnaire des Risques fait désormais de l’ADN des établissements de santé, les outils informatiques dédiés à cette fonction sont matures : reste à faire le bon choix en fonction de l’objectif visé !

L’une des préoccupations d’une DSI d’un établissement de santé (public ou privé) est, de nos jours, de faire monter en maturité le SIH dans une démarche globale de qualité et de performance. Les différents programmes HN (Hôpital Numérique) sont d’ailleurs mis en place au niveau de l’ANAP et de l’ASIP dans cette logique. Pression des utilisateurs « métier », optimisation budgétaire et nécessité de conformité à des standards de plus en plus drastiques façonnent le quotidien d’une DSI. Dans cette démarche globale d’amélioration de la Qualité, l’informatisation du volet Gestion des Risques peut s’avérer très profitable. Trop de DSI pensent que la gestion risques et vigilances et la déclaration des événements indésirables n’est un projet « mineur ». Bien au contraire, qu’il s’agisse du circuit du médicament, du matériel ou de la sécurité des personnes, un outil informatique bien choisi peut faire évoluer notablement la « qualité » du SIH. Si on y ajoute des dispositifs d’alerte des utilisateurs pour décision et/ou action avec un retour de suivi aux déclarants par différents circuits de diffusion, on tend vers une démarche collaborative essentielle à la constitution d’une cartographie quasi-automatique des risques.

Des fonctionnalités « métier » à la révolution ergonomique

Avec la plupart des solutions du marché, en lien avec la gestion des événements indésirables, on retrouve une palette d’outils annexes qui concourent à une amélioration globale de la qualité. Par exemple, la solution BluKanGo permet de développer des applications complémentaires : questionnaires de sortie, demandes d’intervention, etc. D’autres, dont M-Files ou encore ISIWARE mettent l’accent sur des fonctionnalités de workflow associées à une gestion documentaire dynamique (gestion de métadonnées).

Même si cela semble anodin, la possibilité de connexion à l’application avec les identifiants de session de l’utilisateur (principe SSO) est un critère d’acceptation certain. Technologiquement cela peut se traduire par la mise en œuvre de serveurs CAS, d’intégration native à un annuaire LDAP, etc.

Dans votre démarche de comparaison des outils du marché, les fonctionnalités annexes « métier » ne sont pas à négliger : gérer un plan d’actions associé à la déclaration des événements, intégrer des référentiels spécifiques, procéder à des autoévaluations, etc. Du point de vue technique, parmi les critères essentiels de choix intervient aujourd’hui celui de la facilité de déploiement. La plupart des solutions, dont celle d’AGEVAL, sont proposées en mode SaaS (service hébergé) avec un modèle économique de type abonnement mensuel (généralement par applications et/ou utilisateurs). Enfin, le fait de disposer d’une interface simple et intuitive devient aussi un critère essentiel d’acceptation : solutions 100% web sans installations annexes sur les postes clients, adaptabilité immédiate à tous types d’écran et surtout compatibilité native avec les dispositifs tactiles et les Smartphones.

Une offre fournie mais adaptable

L’une de caractéristiques des principales offres d’informatisation Qualité & GdR reste la facilité de paramétrage. C’est par exemple le cas de l’offre BlueKanGo. La solution est livrée – de base – avec une gestion documentaire, un module Statistiques et BI, un plan d’actions global, un portail de diffusion de l’information, un atelier de conception d’applications et un générateur de logigramme. Avec ce socle de base, diverses applications sont spécifiquement pré-paramétrées pour le secteur de la Santé. Il s’agit notamment des modules suivants : Gestion des risques, Certification et accréditation, Enquêtes de satisfaction, Risques professionnels (Santé et Sécurité), Veille réglementaire et un portail d’application (AppStore). La personnalisation des applications peut être effectuée par le site ou par BlueKanGo via son réseau de consultants. Chez AGEVAL, les modules de gestion des risques (déclaration des EI, cartographie et DUERP) sont associés au pilotage de la qualité pour former un ensemble complet et cohérent. À partir d’un référentiel de risques majeurs, de sous-risques et d’éléments redoutés, AGEVAL propose aux établissements d’évaluer leur niveau de criticité (acceptable, tolérable et inacceptable). Lors de la cotation, l’utilisateur peut également évaluer le niveau de maitrise du risque et créer un plan d’action qui sera automatiquement ventilé dans le module Plan d’actions. À l’issue de la phase d’évaluation, le logiciel produit automatiquement deux graphiques : un diagramme de Kiviat et une représentation en forme de ruche (chaque alvéole représentant un risque majeur). L’approche ISIWARE est aussi centrée sur le risque : les événements indésirables, les vigilances, les alertes sanitaires, les plaintes et remerciements, les accidents de travail et/ou de trajet, les maladies professionnelles, les risques professionnels, etc. Chaque risque peut donner lieu à un ou plusieurs plans d’actions, le tout sur la base d’un paramétrage orienté processus.

L’approche Processus, Workflow et Plan d’actions

Les meilleures pratiques de gestion de la qualité, des risques et des vigilances pour les établissements de santé passent aussi par une approche Processus. Il est important de disposer de tout l’outillage nécessaire au pilotage des processus (fiches d’identitovigilance, documentation type, charte graphique, indicateurs, workflows). C’est notamment ce que propose ISIWARE avec sa solution NORMEA au travers d’un pack « Santé ». Le pilotage des processus inclut : la collecte d’informations terrain, le suivi des actions, le déclenchement d’alertes, le pilotage des indicateurs, la cartographie des risques et les indispensables tableaux de bord. Si le pack « Santé » est directement opérationnel, il n’en reste pas moins adaptable aux spécificités des organisations. De ce point de vue, le fait de disposer d’un environnement de conception de formulaires types peut constituer un plus indéniable. Ainsi, ISIWARE fournit des formulaires prédéfinis pour la gestion des différentes vigilances avec la possibilité de les personnaliser ou de les dupliquer pour en créer de nouveaux. De nombreuses solutions, issues du monde de la GED proposent dans la continuité de leur logique documentaire des fonctionnalités de type « formulaire » et « workflow ». C’est par exemple le cas d’Ennov dont la solution met plus particulièrement en évidence le lien entre la Gestion des risques et la Gestion documentaire. Cette solution permet de coordonner les risques et les vigilances en se basant sur le module Process : un atelier de création de formulaires et de gestion de circuits de traitement (workflow). Il est ainsi possible d’automatiser l’ensemble des processus de l’établissement (signalement des évènements indésirables, des chutes, gestion des plaintes, etc.) selon une logique basée sur une visualisation graphique du traitement de l’information. Par ailleurs, les plans d’action se mettent en place quasi-automatiquement avec, pour l’utilisateur, une vision transversale de l’ensemble des éléments. Selon un principe de vues personnalisables, l’application permet de gérer les accès et de décentraliser la gestion des projets au niveau des services, instances ou groupes de travail.

 

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