Le secteur de la Santé est historiquement un producteur de papier et ces documents papiers sont indispensables à la constitution de la mémoire de la vie médicale d’un patient. Aujourd’hui, les établissements de santé doivent faire face à de nombreux enjeux dont la réduction des volumes d’archives…

La dématérialisation devient nécessairement un axe stratégique majeur. Il faut, d’une part, faciliter la gestion « courante » de la documentation (GED) et, d’autre part, s’intéresser à la numérisation du stock d’archives, voire l’archivage dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) à vocation probatoire pour ce qui concerne les dossiers patients. Les enjeux de la transformation digitale dans le secteur de la santé en France recouvrent des réalités bien différentes même si prévoir et gérer la dématérialisation des dossiers ou encore archiver des décisions individuelles intégrant un workflow de signature font partie des préconisations de la DGOS dans le cadre des GHT (voir à ce propos le guide méthodologique « Stratégie, optimisation et gestion commune d’un système d’information convergent d’un GHT » lien http://solidarites-sante.gouv.fr/IMG/pdf/dgos_guide_systeme_information_convergent.pdf)

À l’image de la solution Dem@’TIC du GIP e-SiS, une GED “Santé” doit proposer tous les mécanismes d’intégration au SIH de l’établissement, voire être en mesure de prendre en charge le parcours Patient multi-établissement dans le cadre d’un GHT.

La GED, un module transverse du SIH

Une Gestion Électronique de Documents (GED) vise à optimiser la manipulation des documents de travail ; que ces documents de travail soient issus d’une production « papier » ou électronique. Les solutions GED sont généralement modulaires et construites autour d’outils de capture, d’extraction, de traitement et de diffusion de documents. L’objectif principal est d’assurer une traçabilité totale des flux documentaires en utilisation courante. Dès lors le personnel administratif et soignant peut espérer accéder facilement à l’exhaustivité des informations d’un dossier patient et intégrer de manière intuitive toute nouvelle pièce constitutive, qu’elle soit nativement papier ou électronique. Dans le paysage SIH, la GED apparait en tant que brique logicielle transverse qui devra nécessairement respecter les protocoles standards d’échanges sécurisés : HDS, HL7, CDA R2, DICOM, etc. L’autre aspect lié à une stratégie de dématérialisation est celui du Système d’Archivage Électronique (SAE).

L’archivage électronique

L’enjeu de l’archivage électronique est de disposer d’un accès unique et sûr aux archives, quel que soit le support (papier ou électronique). Les systèmes garantissent la pérennité et l’intégrité des documents, l’historisation et la traçabilité de l’ensemble des actions menées sur un document (intégration, recherche, consultation, etc.). Fonctionnellement, il faut notamment mettre en place et maintenir des supports physiques de conservation avec des formats permettant de garantir l’intelligibilité des documents dans le temps. Il faut aussi considérer la migration des supports pour remédier à l’obsolescence des matériels et assurer la gestion de la sécurité (horodatage, empreinte, signature électronique, traçabilité, etc.). Certaines solutions proposent un Système d’Archivage Électronique en mesure de faire de l’archivage électronique à vocation probatoire pour, par exemple, le stockage de Dossiers Patients. Parmi les fonctionnalités avancées on retrouve parfois la capacité à gérer les suppressions automatiques des documents (typiquement après le nombre légal d’années de conservation). La contrainte essentielle reste la capacité d’intégration au SIH, sachant que, dans ce domaine, il existe déjà sur le marché des connecteurs CDA R2 et HL7. Dans certains cas, l’externalisation de la fonction de SAE peut s’avérer intéressante notamment au regard de la complexité de l’activité et de la nécessité de disposer de multiples compétences et ressources. Sur ce marché naissant, le GIP e-SiS (voir encadré) propose déjà une offre de services à destination des établissements et des groupements de type GHT.

Vers l’original numérique…

Quelle est la valeur d’un document numérique ? Bien que les utilisateurs soient encore réticents, la loi reconnait la force probante d’un « orignal numérique » depuis le début des années 2000. La reconnaissance de la force probante d’une copie ne date certes que de 2016, mais aujourd’hui la réglementation n’est plus une contrainte. Des prestataires, dont Numen (voir encadré), sont en capacité d’accompagner les établissements de santé dans leur projet de destruction des originaux papier après numérisation, au travers, d’une part, d’une prestation de numérisation répondant aux exigences de la norme NF42-026 et, d’autre part, de la mise en place d’un SAE certifié NF 42-013. La loi autorise la suppression des originaux au format papier à condition que la numérisation implique une reproduction à l’identique (contenu, couleur, structure, etc.) et une organisation documentée et contrôlée. En résumé, l’essentiel est de pouvoir identifier l’auteur, de garantir l’intégrité et la non répudiation du document. À cet effet, des mécanismes de signature et d’horodatage doivent être mis en fonction.

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Une solution GED doit être indépendante du DPI et de l’infrastructure matérielle. Il faut privilégier les solutions transverses adressant l’ensemble des besoins documentaires : Dossier Patient, RH, Factures, etc. Côté réglementation, la conformité NF 42-013 / ISO 14641-1 est un minimum. Fonctionnellement, outre la problématique de volumétrie (montée en charge), il faut particulièrement veiller à la capacité de la solution à gérer à la fois la numérisation de masse et la numérisation de proximité.

 

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