L’optimisation de la relation fournisseurs devient un enjeu stratégique en améliorant la productivité des équipes comptables et financières. De plus en plus de solutions « Portail Fournisseur » adaptés à l’univers des SIH commencent à apparaître sur le marché…

L’optimisation de la relation fournisseurs devient un enjeu stratégique en améliorant la productivité des équipes comptables et financières. Aujourd’hui de nombreuses sociétés perdent beaucoup de temps à gérer des flux de facturation : recherches infructueuses, manque de visibilité sur les encours, litiges, risques d’erreurs de saisie, pertes de document, etc. Il ne s’agit plus de gérer un établissement mais un « Groupe » de plus d’une dizaine de structures voire près d’une centaine pour les plus imposants groupes de cliniques privées dans l’hexagone. Du côté du « public », l’avènement des GHT à « boosté » l’introduction du concept SRM (Supplier Relationship Management) dans le secteur de la Santé. Les solutions de SRM gèrent la relation Client-Fournisseur via un outil collaboratif tout en s’assurant d’un coût de revient minimal à tous les niveaux. Ces outils possèdent généralement une interface d’appel d’offres permettant de procéder à des demandes d’information, de devis ou de proposition commerciale.

 

Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique « mixte » basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) représentant la facture originale et embarquant un fichier de données structuré (XML). Celui-ci s’inscrit dans la Norme Sémantique Européenne EN 16931 de la CEE. Ce nouveau format est particulièrement adapté à l’échange de facture en embarquant un fichier XML exploitable pour l’intégration automatique de la facture dans le SIH et un fichier PDF accessible par le plus grand nombre d’utilisateurs via une GED ou un environnement collaboratif de type Portail.

 

Les avantages d’une dématérialisation du flux de facturation fournisseur sont multiples. Il s’agit en premier lieu d’améliorer la productivité dans le traitement des factures par une validation automatique en regard des commandes réceptionnées et une génération automatique de la liquidation. L’automatisation du processus permet de réduire les délais de paiement et de renforcer la fiabilité et la traçabilité des documents pris en compte dans le circuit (factures, devis, mandats, etc.). Que ce soit par nécessité de conformité réglementaire, d’accès à des documents légaux, d’obligation de vigilance ou de volonté de maîtrise des risques, le pilotage de la relation fournisseurs n’a jamais été autant mis en lumière. Pour les établissements de santé, après l’informatisation de l’activité (DPI, Gestion du bloc, Annonce d’hospitalisation, etc.), il faut s’intéresser à l’informatisation des fonctions supports, mais sous un angle plus collaboratif et ouvert qu’auparavant…

 

Falsification de la facture numérique…

Si la transformation digitale a transformé les processus en entreprises, en contribuant fortement à la productivité et la réduction des coûts, elle a également engendré de nouvelles brèches en matière de sécurité. En 2017, sept entreprises sur dix ont été victimes d’une tentative de fraude aux processus comptables dont 54% de tentatives de fraudes liées au fournisseur (faux RIB / iBAN). La solution de CEGI Santé, adossée à YoozProtect, apporte une réponse « tout-en-un » à la lutte contre les falsifications diverses selon deux axes : la prévention/détection de fraude fondées sur des technologies d’Intelligence Artificielle appliquée et l’archivage légal. L’archivage électronique à valeur probante (cachet serveur RGS 2*, Horodatage et conformité Z42-013) permet notamment de produire une « copie fiable » des documents au sens de l’arrêté du 22 mars 2017. En sus de la possibilité d’un archivage légal, la plateforme Yooz propose toute une palette de fonctionnalitésde détection automatique : faux IBAN, factures trafiquées (montants, périodes, coordonnées bancaires, etc.), montants hors norme, doublons et dépistage réseau des fraudeurs.

 

Outre l’anticipation de l’évolution règlementaire, la banalisation des dispositifs d’accès au SIH pousse à une logique de mobilité : il faut être en mesure de valider une facture où que vous soyez ! Dans cette logique, la notion de « Portail » fait l’unanimité, pour peu que l’affichage soit adaptatif et donc compatible avec les tablettes et smartphones. Ceci étant, la multiplication des solutions « Portail » ne peut se faire sans évolution normative au niveau des formats. C’est en ce sens que le nouveau format de facture électronique mixte Factur-X a été mis en place au niveau européen. Depuis avril 2018, ce nouveau format est d’ailleurs disponible sur Chorus Pro en mode portail, EDI et API.

 

L’obligation « Chorus » dans la sphère publique

Le Portail CHORUS a été mis en exploitation en 2016 pour que les fournisseurs (sociétés de plus de 3000 salariés) travaillant avec la fonction publique puissent y déposer leurs factures dématérialisées. En 2018, les entreprises de taille intermédiaires ont rejoint le dispositif. Cette obligation de « dépôt », gérée par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) pour le compte de l’autorité du Ministère des Finances et Comptes Publics, sera effective pour les sociétés de toute taille au plus tard au 31 décembre 2020. Chez de nombreux éditeurs SIH « Hôpital Public » (par opposition au secteur « Cliniques Privées »), la démarche Chorus est plus que d’actualité puisque les établissements publics sont dans l’obligation de se connecter à CHORUS pour récupérer les factures déposées par les fournisseurs. Outre la mise en place d’une organisation ad hoc pour la prise en compte de ce nouveau format de factures, il faut être en mesure de consulter les pièces justificatives, de valider les factures (workflow de « Service Fait »), de générer leurs liquidations et de les joindre en tant que pièces justificatives au flux PES PJ vers le Trésor Public (HELIOS).

 

Médiane propose une solution de dématérialisation complète de la Dépense intégrant un connecteur faisant le lien avec le Portail Chorus pour la récupération des factures et la gestion des litiges, une GED pour la validation et l’archivage des factures et pièces justificatives et un module de signature électronique permettant la dématérialisation du bordereau de mandat. Les pièces comptables obligatoires sont associées au mandat et le dépôt vers le portail Hélios est automatisé via un flux PES Dépense. La récupération des informations est assurée par la prise en charge des flux ACK et PES Retour pour le suivi par l’établissement du règlement des fournisseurs.

 

L’une des problématiques reste la prise en compte, plus ou moins unifiée, de l’ensemble des flux. Certains éditeurs SIH adossent à leur solution des EIA spécialisés (Antarès d’ENOVACOM, Jeebop de WRAPTOR, etc.) et proposent des flux envoyés, via des tiers de transmission, à la Trésorerie, sans intervention de l’utilisateur. Selon le cas, le contenu de ce flux est plus ou moins facilement consultable. Le flux PES aller comprend les bordereaux signés et les mandats, la ou les factures pour chaque mandat, le RIB de chaque fournisseur et les pièces du marché et des lots de marchés. Lors du dépôt du flux sur la plateforme Hélios, et avant transmission à la Trésorerie, Hélios émet un flux Acquittement à l’attention de l’établissement (attestation de conformité). Ce flux est généralement capté par le tiers de transmission pour intégration à la solution GEF de l’établissement. La Trésorerie émet également un flux permettant à l’établissement de suivre le cheminement du règlement de la dépense. Ce flux se traduit généralement par la prise en charge d’objets de gestion spécifiques dans les solutions GEF pour suivre les rejets, les compléments de saisie, etc.

 

Le déploiement de CHORUS tient compte de la taille des établissements et de leur capacité à remplir l’obligation de récupération des factures sous forme dématérialisée. Certaines structures sont néanmoins exclues du processus : les groupements d’intérêt public (GIP) nationaux et locaux, les groupements de coopération sanitaire (GCS), les syndicats inter-hospitaliers, les communautés hospitalières de territoire, les groupements hospitaliers de territoire ou encore les groupements de coopération sociale et médico-sociale (GCSMS). L’exclusion n’est toutefois pas applicable lorsque l’une des structures citées ci-dessous agit, dans le cadre d’un mandat, au nom et pour le compte de l’État.

 

La conformité au dispositif Chorus Pro, nécessite l’implémentation de diverses fonctionnalités de traitements des factures dématérialisées : la réception des factures provenant du portail Chorus Pro ou d’un portail tiers externe au format pivot de Chorus Pro, le rapprochement des factures et des commandes (sélection et contrôle), la récupération des factures pour liquidation, le suivi du traitement sur le portail (rejet, mise en attente, etc.) et l’émission des factures dématérialisées aux débiteurs publics (flux PES). La plupart des solutions des éditeurs SIH répondent à ces exigences fonctionnelles et l’enjeu est bien au-delà : proposer une solution collaborative simple et moderne à l’ensemble des acteurs. Ergonomiquement ce n’est pas encore gagné pour tout le monde mais de nombreux éditeurs y travaillent avec, par ailleurs, l’espoir de faire émerger de nouveaux usages…

 

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Magazine :: mySIH n°°045