Alors que les usages numériques s’accélèrent, le déploiement d’un dossier patient informatisé (DPI) performant et adapté aux réalités du terrain est devenu un enjeu stratégique. Ainsi, au sein du groupe ELSAN, plusieurs établissements ont fait le choix d’Emed, la solution de NEXUS/FRANCE, pour structurer et sécuriser le parcours patient tout en facilitant le quotidien des soignants. C’est notamment le cas à la Polyclinique La Pergola, située à Vichy, où le déploiement d’Emed nous est raconté par Joffrey Martinetto, Responsable opérationnel système d’information pour le territoire Allier.

Pour commencer, pourriez-vous nous présenter votre fonction et vos missions ?

Joffrey Martinetto : J’ai intégré le groupe ELSAN en mai 2016, en tant que responsable des systèmes d’information de la polyclinique La Pergola. Depuis septembre 2020, j’occupe le poste de Responsable opérationnel système d’information pour le territoire Allier, au sein de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Mon périmètre couvre aujourd’hui trois établissements MCO : la polyclinique La Pergola à Vichy (176 lits et 41 places), la Polyclinique Saint-Odilon à Moulins (87 lits et 32 places) et l’Hôpital Privé Saint-François à Désertines (138 lits et 51 places). À ce titre, je coordonne, accompagne et soutiens les équipes informatiques locales, tout en assurant l’interface avec la direction des systèmes d’information du siège. Plus concrètement, mes principales missions s’articulent autour de la gestion de projets, incluant la remontée des besoins métiers vers les équipes SI du groupe et le pilotage des projets locaux, l’accompagnement du changement et le support opérationnel, en veillant par exemple à l’application des procédures de sécurité et au respect de la charte informatique.

Dans quel contexte vous êtes-vous équipés du DPI Emed ?

Emed est l’un des deux DPI référencés par le groupe ELSAN, chaque établissement ayant la liberté de choisir entre l’un ou l’autre. À ce jour, la majorité des cliniques du groupe, soit près de 70 établissements, ont adopté la solution proposée par NEXUS/FRANCE. Concernant le territoire de l’Allier, l’Hôpital Privé Saint-François utilise Emed depuis plusieurs années déjà, sur l’ensemble de son périmètre fonctionnel. À la Polyclinique La Pergola, en revanche, Emed n’était déployé que dans un seul service depuis 2012. Lors de mon arrivée en 2016, j’ai relancé et repris en main ce chantier ; il s’est achevé en 2020 avec l’intégration du service de chirurgie, qui représentait l’étape la plus conséquente. Le déploiement est ainsi finalisé depuis près de cinq ans. Si la transition du support papier vers le numérique a constitué, à l’époque, un véritable changement de culture pour les équipes, l’usage du DPI est désormais parfaitement intégré aux pratiques quotidiennes.

Quels vous ont semblé être les principaux atouts de cette solution ?

Je vais principalement m’appuyer sur l’expérience de la Polyclinique La Pergola, à laquelle j’ai été directement associé. L’objectif central de la généralisation du DPI Emed était de renforcer l’uniformisation et la sécurisation des pratiques, notamment en chirurgie, où le recours au papier peut entraîner des risques et des failles. Nous avions toutefois une exigence forte : que cette transition numérique ait le moins d’impact possible sur le quotidien des équipes, afin de préserver leur confort de travail et leur efficacité. Emed présente à cet égard un atout majeur, car il offre un très haut niveau de personnalisation. Cette souplesse nous a permis d’adapter le DPI aux pratiques et à l’organisation existantes, plutôt que l’inverse.

Qu’entendez-vous par là ?

Passer d’une prescription papier à un module de prescription informatisée nécessite forcément un temps d’adaptation. Mais Emed facilite cette transition. Par exemple, il permet de transposer, sous format numérique, tous les formulaires utilisés jusque-là sous support papier. Cette continuité des outils a grandement facilité l’appropriation de la solution par les équipes, qui ont pu y retrouver leurs repères. Elles disposent ainsi, aujourd’hui, d’une solution complète couvrant l’ensemble des besoins d’un établissement MCO – dossier médical, circuit des médicaments, gestion des soins, gestion documentaire (GED), agenda patient, gestion du bloc opératoire… –, et interfacée avec d’autres logiciels tels que la gestion administrative des patients.

Un mot, peut-être, sur votre démarche projet ?

Pour assurer le déploiement d’Emed à la Polyclinique La Pergola, nous avons mis en place une véritable équipe projet, réunissant des ressources locales, les référents Emed du siège, ainsi que les équipes de NEXUS/FRANCE. À l’échelle locale, la conduite du projet a été principalement assurée par le service qualité et par moi-même, en tant qu’interlocuteurs privilégiés des équipes soignantes sur le terrain. La direction des soins a bien entendu été étroitement associée à la démarche. Mes collègues et moi-même avons pris en charge la collecte des besoins directement auprès des services de soins, afin d’adapter les paramétrages et de les tester en conditions réelles.

Avez-vous été formés au paramétrage logiciel ?

Cette formation fait bien sûr partie de l’accompagnement proposé par NEXUS/FRANCE. Mais elle n’a pas été nécessaire ici car je connaissais déjà bien Emed, ce qui a facilité les phases de configuration. L’appui du siège et de l’éditeur a toutefois été précieux, notamment pour nous fournir des formulaires-types et des modèles de parcours, que nous avons pu adapter à nos spécificités locales. Ce socle de départ nous a permis de gagner du temps sur certaines étapes, ce qui nous a offert la possibilité de consacrer plus d’attention à d’autres, comme la personnalisation fine des agendas patients pour chaque service. Enfin, l’intégration d’Emed avec les autres outils métiers a été gérée par NEXUS/FRANCE, en coordination avec l’équipe Interopérabilité du groupe ELSAN et les éditeurs concernés. Aujourd’hui, l’ensemble fonctionne de manière fluide.

Quid de l’accompagnement des utilisateurs ?

Les équipes de NEXUS/FRANCE nous ont accompagnés tout au long du projet, depuis la phase commerciale jusqu’au déploiement opérationnel, en passant par la formation des utilisateurs. L’éditeur a formé un référent ‘clinique’, de préférence avec un profil soignant, qui s’est ensuite chargé de relayer la formation auprès des utilisateurs Emed au sein de l’établissement. Cette organisation a permis un déploiement fluide, sans difficulté majeure. Il faut dire qu’Emed est un outil intuitif et assez simple à prendre en main, une fois les premières logiques du numérique intégrées. Aujourd’hui, le DPI est globalement bien perçu par les utilisateurs, notamment pour son ergonomie et sa facilité d’utilisation. Les modules de prescription et de suivi des soins sont jugés clairs et accessibles. Comme mentionné précédemment, la personnalisation poussée des formulaires permet d’ajuster l’outil aux besoins concrets des professionnels, ce qui facilite l’appropriation.

Comment jugez-vous votre collaboration avec les équipes de NEXUS/FRANCE ?

Je tiens à souligner la qualité de l’accompagnement proposé : les équipes de NEXUS/FRANCE ont toujours fait preuve d’expertise, de disponibilité et d’écoute. Les échanges que nous avons eus tout au long de la phase de paramétrage ont été à la fois constructifs et pertinents, avec un souci constant d’adapter la solution aux réalités du terrain. Comme mentionné précédemment, NEXUS/FRANCEa formé un référent administrateur pour piloter le logiciel, renforçant ainsi l’autonomie de la Polyclinique La Pergola dans la gestion quotidienne du DPI. En cas de besoin, l’équipe support Emed du siège peut être sollicitée. Elle assure le lien direct avec le support de l’éditeur, reconnu pour sa disponibilité et sa réactivité.

Quelles perspectives pour Emed au sein de votre territoire ?

Notre ambition, à terme, est de renforcer l’usage d’Emed afin d’en faire l’outil central du parcours patient, et ainsi réduire le recours à des logiciels annexes, souvent sources de complexité et de doublons. Pour y parvenir, il est toutefois nécessaire d’élargir encore la couverture fonctionnelle du DPI, ce qui reste un défi compte tenu de la diversité des outils spécialisés utilisés dans les établissements de santé. Cette attente a cependant été entendue par les équipes de NEXUS/FRANCE, qui travaillent activement au développement de modules complémentaires. On peut citer ici des fonctionnalités pour faciliter la conciliation médicamenteuse, ou encore la gestion de l’hémovigilance et du dépôt de sang. Parmi les perspectives d’amélioration identifiées, la mise en place d’un système de génération automatique de courriers, intégrant une mise en page personnalisée avec des en-têtes adaptés, constituerait une avancée notable. Ces évolutions, attendues de manière progressive, suscitent un vif intérêt au sein des équipes, qui y perçoivent une opportunité concrète de simplification des processus et de renforcement de la cohérence dans l’utilisation des outils au quotidien.

Article paru dans mySIH magazine, édition de juillet 2025, à lire ici.