De Bandol à la Charente-Maritime, deux établissements médico-sociaux aux réalités très différentes partagent un même constat : avec le logiciel Médiateam de Berger-Levrault, la gestion des parcours usagers devient plus simple, plus fluide et mieux adaptée à leurs besoins spécifiques.
À l’association Les Enfants de la Baie de Bandol, l’outil soutient l’accompagnement d’enfants polyhandicapés au sein des différents établissement et services dont elle est gestionnaire : EEAP Les Lauriers Roses, SESSAD Les Lauriers Roses et PCPE Roses. Ce sont au total 40 enfants accompagnés.
Tandis que pour les équipes de l’organisme GCSMS Emmanuelle ATASH de la structure SAMSAH TSA 17 réparties sur 2 antennes (Saint Just-Luzac et Châtelaillon Plage), Médiateam facilite la coordination autour des 45 adultes porteurs de troubles du spectre de l’autisme (90 en file active).
Une démonstration concrète de la capacité de Médiateam à s’ajuster aux pratiques et aux enjeux de chaque équipe.
Quelle était la problématique avant Médiateam ?
Sébastien Duthilleul, Directeur SAMSAH TSA 17 : Notre service a ouvert en octobre 2022. Nous fonctionnions “à l’ancienne” avec les moyens du bord. Nous avons rencontré toutes les difficultés possibles et imaginables quand on se lance dans la création d’un service sans passer par un logiciel spécialisé – informations égarés, doublons, erreurs de saisie.
Marine Guissart, Directrice EEAP Les Lauriers Roses : Nous utilisions un autre outil qui n’était plus adapté à notre nouvelle activité.
Comment s’est fait le choix de la solution logicielle Médiateam ?
Sébastien Duthilleul : Des collègues directeurs d’ESMS l’utilisaient et me l’ont conseillé. Pour ma part, j’utilisais un autre logiciel chez mon ancien employeur et je dois avouer que je n’en étais pas très satisfait. J’ai rencontré des professionnels de Médiateam à un colloque à destination d’ESMS.
Marine Guissart : Nous avons répondu, en 2021, à l’appel à projet ESMS Numérique co-porté par l’ARS et la CNSA dans le cadre du Ségur numérique. Notre association est porteur d’une grappe de 19 ESMS. La solution logicielle Médiateam a été retenue car elle est arrivée première du classement établi par le cabinet conseil qui nous a accompagné dans le cadre de la passation de marché public (prestations, prix et délais).
Quelles ont été les réactions de vos équipes lors de la mise en service de Médiateam ?
Sébastien Duthilleul : En premier lieu, Les professionnels les moins à l’aise avec l’outil informatique étaient plutôt réticents. En effet, la nouveauté fait toujours peur et il y a eu de l’appréhension pour la prise en main d’un nouveau logiciel inconnu. Il a fallu du temps pour qu’ils se l’approprient et qu’ils l’apprivoisent. Les trois quarts d’entre eux étaient satisfaits car ils se sont rendu compte qu’ils y gagnaient du temps et que le partage d’informations sur un seul et même support facilitait beaucoup de choses au quotidien. Pour le quart restant des professionnels encore un peu réticents, cela s’explique par leurs difficultés générales avec l’outil informatique. Mais au final, tout le monde y gagne, surtout en temps et en communication.
Marine Guissart : Les équipes étaient préparées au changement de logiciel et ont été formées au nouvel environnement et nouvelles fonctionnalités du DUI.
Quels sont, selon vous, les principaux bénéfices de Médiateam pour votre organisation ?
Marine Guissart : En utilisant la fonction de filtres, le planning général des enfants permet d’avoir une vue d’ensemble des sorties, visites et rdv de chaque enfant ; cela nous a permis d’arrêter l’édition de plannings papier, source d’erreurs lorsqu’il y a des modifications et plusieurs supports à corriger.
La centralisation des données concernant les enfants accompagnés induit une diminution des supports « papier », mais aussi une traçabilité sécurisée (date et auteur pour chaque écrit professionnel).
Sébastien Guissart : Le gain de temps est indéniable, la possibilité d’avoir une vision globale du service, le tout en un outil unique où toutes les informations sont centralisées. Plus concrètement : un professionnel absent pour maladie ou congés peut, à son retour, consulter rapidement les synthèses des réunions ou des rencontres qui ont lieu. Ou encore pour la réservation de véhicules ou de salles : tout le monde peut y accéder et solliciter ses collègues si besoin pour d’éventuelles modifications. Les plannings partagés permettent à chacun de savoir où se trouvent ses collègues et s’ils sont disponibles pour un échange téléphonique, physique.
Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus ?
Sébastien Duthilleul :
- Comptes rendus de réunion : favorisent le partage d’informations pluridisciplinaires (social, médical, psychologique) et la coordination autour de chaque situation.
- Réservation de salles et de véhicules : simplifie la logistique et évite les doublons.
- Plannings partagés : offrent une vision claire des disponibilités de chacun et facilitent l’organisation collective.
- Dossiers personnalisés avec informations personnelles : un portail unique pour toutes les informations de chaque usager.
- Projets personnalisés : permettent de définir des objectifs adaptés à chaque usager et d’en suivre l’avancement pas à pas.
Marine Guissart :
- Planning des enfants : assure un suivi précis des activités et rendez-vous, avec une visibilité en temps réel pour les équipes.
- Fiches d’intervention : garantissent une traçabilité des actions menées et une continuité dans l’accompagnement.
- PPA (Projet Personnalisé d’Accompagnement) : structure et formalise l’accompagnement en lien avec les besoins et attentes de l’usager. Écran de planning partagé de Médiateam
Si vous deviez décrire Médiateam en 3 mots, quels seraient-ils ?
Sébastien Duthilleul : Pratique, fonctionnel et adapté.
Marine Guissart : Moderne, adapté et personnalisable.
Que diriez-vous à une autre organisation qui hésiterait à se lancer avec Médiateam ?
Marine Guissart : Nous conseillerons de travailler bien en amont le cahier des charges des besoins. Nous avons été très bien accompagnés par les équipes de Berger-Levrault dans le cadre de la mise en place de notre solution.
Sébastien Duthilleul : Qu’elle ne doit pas hésiter ! Cela implique du temps, une adaptation et une formation qui peut être compliquée pour certains professionnels, mais qu’il y a bien plus à y gagner qu’à y perdre. Beaucoup de craintes au début, mais cela a été bénéfique : tout le monde a tiré parti de la solution, notamment pour le gain de temps.
Une certitude commune émerge : Médiateam s’impose comme un allié incontournable pour fiabiliser la gestion des parcours, fluidifier la coordination et redonner du temps aux équipes pour se consacrer à l’essentiel : l’accompagnement des usagers.
