Fort de ses 980 collaborateurs-experts, Numen (65 M€ de CA) a récemment obtenu la certification NF461 lui permettant de digitaliser, et éventuellement détruire, en toute confiance les documents et archives de ses clients : des établissements de santé mais aussi plus de 500 entreprises issues des secteurs de la Banque, des Assurances, de l’édition, etc. Les bénéfices de la digitalisation des documents sont multiples : Accessibilité accrue, Indexation et recherche « full text », contrôle et traçabilité des accès et bien sûr, en cas de possibilité de destruction, des gains de place significatifs. La solution Easyfolder Record System de Numen bénéficie des dernières innovations en matière d’archivage électronique. Au-delà d’un chaînage du journal des évènements une fois par jour (généralement la nuit), la notion de preuve 24/7 est garantie par un procédé unique de suivi des transactions en temps réel. La plateforme Numen s’articule autour de son propre SAE (AFNOR Z42-013). Elle se distingue par sa capacité à assurer la conservation de tous types de documents : originaux électroniques, copies simples et nouvelles copies fidèles. Il est par ailleurs possible de gérer les dépôts et retraits documentaires sur la base du même plan de classement que les archives électroniques : une caractéristique essentielle dans un contexte de transition avec coexistence du papier et du numérique.
my SIH commentaire
C’est le décret N° 2016-1673 du 5 décembre 2016 qui énonce un certain nombre d’exigences sur les attendus d’une copie « fiable » permettant la destruction d’un original papier, la création d’une copie fidèle et sa conservation durable. Dans les établissements de santé de nombreux projets de dématérialisation sont en gestation sur la base de diverses solutions (EasyFolder, M-Files Santé, Open Bee, etc.). Ceux qui proposent, en complément d’une GED opérationnelle, un système d’Archivage Electronique (SAE) certifié NF461 et conforme ISO 14 641 ont assurément une longueur d’avance…
