Les pharmaciens, préparateurs et diététiciens sont les acteurs clefs de toutes les préparations qui nécessitent sécurité, qualité, réactivité, traçabilité et efficacité médicamenteuse.
my SIH magazine :: Pouvez-vous nous rappeler le contexte de votre projet ?
Stéphanie PROVOT (S.P.) : Le CHRU de Tours travaille avec l’éditeur ALMA depuis fin 2018. Nous produisons, à l’année, 5300 poches de nutrition parentérale et 46 000 préparations hospitalières ou magistrales. Nous avons commencé par exploiter la suite logicielle BP’Prep pour la production des mélanges de nutrition parentérale (démarrage en production à l’été 2019) puis, dès janvier 2020, pour les préparations magistrales hospitalières. En 2021, d’autres projets sont venus se greffer et consolider notre mode de fonctionnement sur ce socle de base.
my SIH magazine :: Quel a été le déclencheur de votre décision d’informatisation ?
S.P. : Notre décision d’informatisation du circuit de nutrition parentérale a été confortée dès 2013 par une actualité nationale concernant l’activité de nutrition parentérale en néonatologie. Cet évènement a donné lieu à la publication d’un rapport IGAS qui entre autres recommandations, préconisait d’introduire un système informatique intégré prenant en charge l’ensemble des étapes du circuit de nutrition parentérale, de la prescription à l’administration en passant par la préparation. L’objectif visé était de sécuriser l’ensemble de la chaîne en évitant toute action de retranscription ; ce qui n’était pas notre cas à l’époque : chaque prescription était retranscrite manuellement et convertie en fiche de fabrication avant lancement de la préparation. Outre le fait de nous aider à formuler notre cahier des charges, le rapport IGAS a aussi sensibilisé la direction de l’établissement sur l’obligation d’une informatisation. Parallèlement à cela, le logiciel informatique utilisé à l’époque pour la saisie des prescriptions arrivait en fin de maintenance par l’éditeur. Nous étions dans une situation dont les risques identifiés apparaissaient comme particulièrement critiques. Dès lors, la démarche de recherche d’une solution globale permettant de gérer l’ensemble du circuit s’imposait comme une évidence.
my SIH magazine :: Pourquoi avoir choisi la solution ALMA ?
S.P. : La solution globale proposée Alma nous paraissait répondre à notre souhait de sécurisation du circuit de la nutrition parentérale. Tous les acteurs impliqués dans le processus ont accès au logiciel : médecin, pharmacien, préparateur. Les étapes de ressaisie sont évitées et chaque acteur du circuit bénéficie d’une visibilité sur le statut de l’étape en cours. Les médecins prescrivent dans le module Péan, en fonction des besoins quotidiens de l’enfant. Outre les calculs automatiques des apports nécessaires, BP’Prep nous permet de sécuriser la prescription en paramétrant des alertes et en précisant, en regard de chaque ligne de prescription, les recommandations internationales pour la nutrition parentérale en néonatologie et en pédiatrie : une fonctionnalité particulièrement appréciée par les prescripteurs ! La prescription est accessible et exploitable à la pharmacie sans retranscription. À la suite de l’analyse pharmaceutique, l’envoi en production se fait via un module interfacé avec l’automate de remplissage pour la nutrition parentérale. Pour chaque poche produite, un rapport de fabrication vient alimenter le dossier de lot.
my SIH magazine :: Quelle(s) caractéristique(s) vous ont particulièrement intéressé dans la solution ALMA ?
S.P. : Outre la nutrition parentérale, les différents modules de BP’Prep, au cœur de la solution globale de l’éditeur, nous permettaient aussi de pouvoir gérer les autres types de préparations : formes orales solides-poudres-gélules, forme orales liquides, formes dermiques, solutions injectables, collyres, etc. Pour chaque forme pharmaceutique, les étapes de préparation et de contrôle sont paramétrables dans le logiciel. Chaque modèle de fabrication est rattaché à un mode opératoire, une fiche de contrôle un le modèle d’étiquette. Le personnel est guidé tout au long du processus de production et le dossier de lot est ainsi documenté au fur et à mesure de la production, avec un ordonnancier généré automatiquement et consultable à tout moment. Sur le plan du matériel, le fait que BP’Prep puisse s’interfacer avec divers dispositifs annexes (balances, imprimantes, scanners code-barres ou code data matrix, etc.) nous paraissait tout aussi intéressant.
my SIH magazine :: Comment la solution ALMA s’intègre à l’écosystème SI existant ?
S.P. : Au démarrage du projet, nous disposions d’un DPI qui n’offrait aucune solution pour la gestion de la nutrition parentérale adaptée à nos pratiques. Aujourd’hui, avec ALMA, nous bénéficions d’un appel contextuel depuis le DPI (la solution Cerner Millenium) qui permet un accès direct au dossier de l’enfant en évitant la ressaisie d’informations relatives au patient et au prescripteur. Il est important de préciser que nous avons un chantier en cours en ce qui concerne le DPI. A terme, la solution Cerner sera remplacée par la solution Hôpital Manager de Softway Medical. Pour le moment, les possibilités d’interopérabilité sont en cours d’étude.
my SIH magazine :: Quel a été le mode de travail avec ALMA tout au long du projet ?
S.P. : Il faut souligner la démarche d’accompagnement des équipes d’Alma, tout autant au début du projet que, maintenant, en phase de production opérationnelle, par l’intermédiaire de tickets. Dès les premiers travaux, la création d’un groupe de pilotage, avec un reporting mensuel, a été acté. L’implication de pharmaciens et des informaticiens référents a été essentielle pour permettre d’avancer efficacement sur tous les aspects de paramétrage et de formation. Trois pharmaciens sont impliqués à temps partiel pour assurer les paramétrages qui sont validés par double contrôle… Grâce à cette organisation et à au suivi et à l’animation des équipes par Alma, en juin 2019 la première préparation de nutrition parentérale issue d’une prescription sans retranscription a été libérée.
my SIH magazine :: Quels sont les premiers retours d’expérience de déploiement de la solution BP’Prep ?
S.P. : Au-delà de la gestion de la nutrition parentérale, il est important de souligner l’apport de BP’Prep en néonatologie : en interfaçant ce module avec le logiciel d’aide à la prescription Logipren (installé en septembre 2020), Alma a optimisé l’environnement informatique des prescripteurs qui devaient, auparavant, utiliser pas moins de trois logiciels ! Depuis le mois d’octobre 2021, nous sommes en phase d’exploitation d’une solution totalement intégrée avec, au cœur du processus, le module BP’Prep. Actuellement, nous suivons un cycle classique de maintenance corrective et d’intégration de nouvelles fonctionnalités de la part d’Alma. Le rythme de livraison est de l’ordre de deux nouvelles versions par an ; versions que nous pouvons qualifier en toute autonomie grâce à la mise à disposition d’une base test.
my SIH magazine :: Quels sont vos perspectives d’évolution ?
S.P. : Réglementairement, les pharmacies hospitalières sont soumises aux Bonnes Pratiques de Préparation, pour la production des préparations. L’ANSM vient de publier une nouvelle version (septembre 2022) et nous disposons d’une année pour les mettre en application. Alma va devoir s’adapter à ce nouveau référentiel et proposer des évolutions en accord avec les exigences de l’ANSM. Le deuxième point d’évolution concerne les risques liés à la dématérialisation de l’ensemble du circuit au regard des potentielles problématiques de cyberattaque. Dans le cadre de notre programme cyber-vigilance nous travaillons sur un projet de fonctionnement en mode dégradé : un axe majeur en matière de gestion des risques. Les travaux ont été initiés avec le RSSI de l’établissement, la tâche est colossale mais capitale au regard de notre activité centrée sur la prise en charge du patient.
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